Laporan Teknikal
Ringkasan Projek
Timesheet Management System (TMS) ialah sistem yang dibangunkan bagi menggantikan proses pengurusan timesheet secara manual yang sedia ada. Sistem ini membolehkan pekerja merekodkan jam kerja dan tugasan mereka secara automatik dan digital. Ia direka untuk memudahkan proses semakan, kelulusan, dan pelaporan timesheet oleh ketua lokasi.
Sistem ini bertujuan untuk mengatasi cabaran seperti kelewatan kelulusan, kekurangan ketelusan terhadap jam kerja yang dicaj kepada pihak pelanggan, serta kesukaran menjana laporan. Dengan pengautomatan, TMS dapat meningkatkan kecekapan operasi, mengurangkan ralat manual, memberikan peringatan automatik, serta menawarkan laporan yang lebih bermakna untuk membantu keputusan berdasarkan data.
Objektif Projek
Memperkemas Proses Penyerahan dan Kelulusan Timesheet:
Mengautomasikan proses penyerahan, semakan, dan kelulusan Timesheet bagi meningkatkan kecekapan, mengurangkan pemprosesan manual, mempercepatkan kitaran kelulusan, dan memastikan konsistensi data.
Mengautomasikan Pemberitahuan dan Makluman:
Menyediakan pemberitahuan automatik bagi mengingatkan pengguna tentang tarikh akhir penyerahan serta memberi makluman kepada penyelia mengenai permohonan kelulusan yang belum diproses, sekali gus meningkatkan ketepatan masa dan akauntabiliti.
Pembangunan Papan Pemuka (Dashboard) untuk Analisis Timesheet:
Membangunkan papan pemuka komprehensif bagi membolehkan penyelia menganalisis data timesheet untuk menyokong keputusan yang lebih baik, pengurusan sumber yang lebih efisien, serta meningkatkan keterlihatan terhadap prestasi pasukan.
Meningkatkan Pengalaman Pengguna:
Mereka bentuk sistem yang intuitif dan mesra pengguna untuk meningkatkan kemudahan layan diri, kebolehgunaan, capaian, dan kepuasan keseluruhan semua pihak berkepentingan.
Ciri-Ciri Utama
Project Listing
Pengguna yang terdiri daripada Department Admin dan Department HOD (Head Of Department), dapat mengakses senarai projek melalui Project Listing. Setiap projek yang dipaparkan sama ada merupakan permintaan projek yang diluluskan melalui Department Service Request atau projek yang dicipta oleh Department Admin / Department HOD melalui Timesheet Management System. Pengguna hanya dapat melihat projek yang berkaitan dengan Syarikat (Vendor) mereka berdasarkan akses pengguna yang telah ditetapkan. Setiap projek dilengkapi dengan maklumat terperinci, termasuk senarai PIC (Person In Charge) untuk setiap jabatan, serta senarai Assignee (Engineer) yang berperanan dalam projek tersebut.
Timesheet Listing
Pengguna dapat mengakses senarai Timesheet yang dicipta melalui Timesheet Listing berdasarkan minggu kerja yang telah dipilih. Setiap Timesheet mengandungi Jumlah Jam Keseluruhan yang direkodkan melalui setiap Time Cards bagi projek yang terlibat berdasarkan Project Assignee. Melalui Time Cards, pengguna juga boleh merekodkan jam kerja harian serta maklumat servis yang berkaitan projek mengikut Syarikat (Vendor). Timesheet yang lengkap akan melalui proses semakan dan kelulusan oleh PIC mengikut projek dan jabatan yang sama sebelum dikemas kini ke status akhir.
Monthly Timesheet Listing
Monthly Timesheet (MTS) dijana secara automatik oleh sistem berdasarkan maklumat pelanggan (Customer) mengikut syarikat (Vendor) bagi pengguna yang telah melengkapkan dan mendapatkan kelulusan Timesheet mingguan mereka. Sistem akan mengumpulkan data tersebut dan memaparkan maklumat bulanan yang merangkumi Bulan, Syarikat, Pelanggan, Jabatan berkaitan serta Jumlah Keseluruhan Akhir. Melalui rekod Time Cards pengguna, sistem akan mengira secara automatik untuk Jumlah Man Days, Jumlah Keseluruhan Man Day, Jumlah Keseluruhan Servis dan Jumlah Keseluruhan. Paparan ini bertujuan untuk memudahkan proses semakan oleh pihak Department Admin sebelum dihantar kepada Department HOD, Location Head, dan Finance untuk pengesahan lanjut.
Man-day Rate Listing
Modul ini direka bagi memudahkan pengurusan Kadar Man-day pengguna yang digunakan untuk tujuan pemantauan dan pengebilan berdasarkan data Timesheet. Akses kepada modul ini terhad kepada Department Admin dan Department HOD bergantung kepada syarikat yang ditetapkan dalam akses pengguna. Kadar Man-day ditentukan mengikut jawatan pengguna dan digunakan dalam penyediaan laporan Monthly Timesheet. Pelaksanaan modul ini membantu memastikan ketepatan kos, meningkatkan kecekapan pemantauan, dan menyokong pengurusan sumber secara lebih sistematik.
Services Master Listing
Modul ini dibangunkan bagi mengurus senarai servis yang berkaitan dengan syarikat dan penggunaannya dalam sistem Timesheet. Akses kepada modul ini terhad kepada Department Admin dan Department HOD bergantung kepada syarikat yang ditetapkan dalam akses pengguna. Senarai servis ini akan digunakan oleh pengguna semasa melengkapkan Timesheet dan Time Cards. Paparan servis adalah berdasarkan syarikat projek yang dipilih dalam Time Cards. Maklumat yang direkodkan akan disatukan dalam Monthly Timesheet bagi tujuan pemantauan dan pelaporan yang lebih sistematik dan teratur.
User Access Listing
User Access Listing hanya boleh diakses oleh Admin, yang bertanggungjawab menguruskan senarai pengguna untuk Department Admin dan Department HOD bagi syarikat tertentu. Paparan ini membolehkan Admin untuk menyemak dan mengesahkan pengguna yang terlibat, memastikan bahawa pengguna yang dipilih adalah sah sebagai Department Admin atau Department HOD dalam organisasi. Akses ini memastikan kawalan yang ketat terhadap peranan dan tanggungjawab pengguna dalam sistem, serta memastikan hanya individu yang berkenaan yang dapat melaksanakan tugas-tugas penting dalam pengurusan Timesheet dan Monthly Timesheet.
Assignment Matrix Listing
Assignment Matrix Listing hanya boleh diakses oleh Admin dan digunakan untuk menetapkan Workflow Matrix bagi pelanggan (Customer) mengikut syarikat (Vendor). Fungsi ini penting untuk menentukan hierarki atau peringkat pengguna yang terlibat dalam proses kelulusan Monthly Timesheet. Melalui penetapan ini, sistem dapat mengenal pasti aliran kelulusan yang betul mengikut struktur organisasi setiap pelanggan (Customer) dan memastikan proses pengesahan dan kelulusan dijalankan mengikut peranan yang ditetapkan.
Tugasan Yang Diberi
Workspace Experience
Project
A. Cipta borang Project
● Cipta borang baharu Projek dengan medan iaitu Nama Projek, Jenis Permintaan, Pelanggan, Status, Syarikat dan Jabatan.
● Menetapkan pilihan untuk medan status kepada tiga nilai sahaja iaitu “Ongoing”, “Completed” dan “Cancelled”.
● Menetapkan medan Nama Projek dan Pelanggan sebagai medan wajib diisi semasa mencipta rekod Projek.
● Menetapkan medan Syarikat dan Jabatan sebagai tidak boleh disunting oleh pengguna selepas rekod disimpan.
● Menetapkan kawalan capaian (Access Control) bagi jadual Projek supaya hanya Department Admin dan Department HOD dibenarkan untuk “create”, “read” dan “write” bergantung kepada projek punya syarikat yang ditetapkan dalam akses pengguna.
B. Cipta borang berkaitan Project PIC
● Cipta borang baharu Project PIC dengan medan iaitu Projek (rujukan kepada Projek), PIC dan Jabatan.
● Menetapkan medan PIC sebagai medan wajib diisi semasa mencipta rekod Project PIC.
● Menetapkan medan Projek sebagai tidak boleh disunting oleh pengguna.
● Memastikan tiada duplikasi bagi PIC dan Jabatan yang sama. Jika wujud, paparkan mesej ralat pada medan berkaitan.
● Menetapkan kawalan capaian (Access Control) bagi rekod Project PIC supaya hanya Department Admin dan Department HOD dibenarkan untuk “create”, “read”, “write” dan “delete” bergantung kepada rujukan projek punya syarikat yang ditetapkan dalam akses pengguna.
C. Cipta borang berkaitan Project Assignee
● Cipta borang baharu Project Assignee dengan medan iaitu Projek (rujukan kepada Projek), Penerima Tugasan, Jawatan dan Catatan (Remark).
● Menetapkan medan Penerima Tugasan sebagai medan wajib diisi semasa mencipta rekod Project Assignee.
● Menetapkan medan Projek dan Jawatan sebagai tidak boleh disunting oleh pengguna.
● Memastikan medan Jawatan akan diisi secara automatik berdasarkan jawatan pengguna yang direkodkan dalam maklumat pengguna.
● Memastikan tiada duplikasi kombinasi Penerima Tugasan dan Jawatan yang sama. Jika wujud, paparkan mesej ralat pada medan berkaitan.
● Menetapkan kawalan capaian (Access Control) bagi rekod Project Assignee supaya hanya Department Admin dan Department HOD dibenarkan untuk “create”, “read”, “write” dan “delete” bergantung kepada rujukan projek punya syarikat yang ditetapkan dalam akses pengguna.
TIMESHEET
A. Penambahbaikan borang Timesheet
● Hadkan pilihan “Work Week” kepada tiga bulan terakhir termasuk bulan semasa dan memastikan pengguna hanya boleh menetapkan satu “Work Week” bagi setiap Timesheet untuk mengelakkan pertindihan data. Medan ini juga ditetapkan sebagai perlu diisi sebelum penghantaran boleh dilakukan.
● Tukar format paparan Jumlah Jam dalam Timesheet kepada format perpuluhan untuk ketepatan pengiraan dan pembacaan.
● Semak fungsi butang “Submit” supaya hanya boleh diaktifkan jika semua Time Cards telah diwujudkan dan tiada Jumlah Jam bernilai sifar. Jika ada Time Cards dengan jumlah sifar, pengguna mesti nyatakan servis berkaitan. Selain itu, jika pengguna hantar Timesheet bagi projek tanpa PIC, sistem akan keluarkan mesej ralat dengan menyenaraikan projek-projek tersebut.
● Baiki logik paparan medan “Pending Action On (Multiple)” agar memaparkan senarai “PIC (Person In Charge)” yang terlibat dalam proses kelulusan berdasarkan Time Cards apabila Timesheet berada dalam status “Pending Approval”, elakkan duplikasi nama jika pengguna sama, dan pastikan medan ini kosong jika Timesheet berada dalam status “Rejected”.
● Kemas kini aliran status Timesheet iaitu jika pengguna hantar Timesheet, status akan bertukar kepada “Pending Approval”. Jika semua Time Cards diluluskan, status akan jadi “Approved”. Jika ada Time Cards yang ditolak “Rejected”, status Timesheet akan jadi “Rejected” dan pengguna perlu membuat pindaan sebelum menghantar semula.
● Apabila Timesheet berada dalam status Approved, semua medan di dalam Timesheet, Time Cards dan Time Card Services akan ditetapkan kepada mod tidak boleh diubah.
● Baiki seksyen komen supaya semua pengguna boleh beri komen kecuali Timesheet status “Draft”, serta benarkan fungsi rujuk (mention) untuk memanggil pengguna lain agar mereka boleh melihat data serta memberi komen dan dimasukkan ke dalam senarai “Watchlist” pengguna tersebut.
B. Penambahbaikan borang berkaitan Time Cards
● Tambah medan baharu iaitu Jenis Permintaan, Pelanggan, Projek, PIC, dan Ringkasan. Medan Jenis Permintaan, PIC, Jumlah Jam, dan Ringkasan ditetapkan sebagai tidak boleh disunting oleh pengguna .
● Tetapkan medan Pelanggan dan Projek sebagai wajib diisi.
● Senarai Projek hanya akan dipaparkan selepas pengguna memilih Pelanggan terlebih dahulu dan medan setiap Hari hanya boleh disunting sekiranya Projek telah ditetapkan.
● Tetapkan medan Projek dihadkan kepada senarai projek yang telah ditugaskan kepada pengguna melalui “Project Assignee” dan status projek “Ongoing” sahaja.
● Tukar nilai untuk setiap medan hari dan Jumlah Jam menggunakan format perpuluhan . Sistem akan:
⮚ Paparkan ralat jika pengguna masukkan nilai negatif.
⮚ Bundarkan nilai kepada dua titik perpuluhan jika melebihi.
⮚ Auto-kira semula Jumlah Jam setiap kali nilai Hari dikemaskini.
● Kemaskini setelah pengguna mengisi Time Cards dan menekan butang “Save” atau “Save and Return”, medan Ringkasan akan dikemaskini secara automatik untuk memaparkan Jumlah Jam serta senarai servis yang terlibat.
● Hadkan paparan seksyen Time Card Services hanya selepas medan Projek diisi dan Time Cards disimpan oleh pengguna.
● Kawal penyuntingan Time Cards berdasarkan status Timesheet. Jika Timesheet berada dalam status “Rejected”, hanya Time Cards yang turut berstatus “Rejected” atau “Draft”, boleh disunting. Bagi Time Cards berstatus “Approved”, pengguna perlu menekan butang “Edit” untuk menukar status kepada “Draft” dan perlu melalui proses kelulusan semula.
C. Cipta borang berkaitan Time Card Services
● Cipta borang baharu Time Card Services yang mengandungi tiga medan utama iaitu Time Cards (rujukan kepada Time Card), Servis dan Amaun.
● Tetapkan medan Time Cards sebagai tidak boleh disunting oleh pengguna, manakala medan Service dan Amaun ditetapkan sebagai wajib diisi sebelum simpanan boleh dilakukan.
● Hadkan medan Servis hanya akan memaparkan senarai servis yang berkaitan dengan syarikat projek yang dipilih dalam Time Card, bagi memastikan ketepatan pemilihan servis.
● Memastikan medan Jumlah tidak boleh bernilai sifar. Jika pengguna memasukkan nilai sifar, sistem akan memaparkan mesej ralat dan tidak membenarkan simpanan sehingga nilai sah dimasukkan.
● Kemaskini untuk elakkan duplikasi, sistem hanya akan benarkan setiap servis dipilih sekali sahaja bagi Time Cards yang sama. Jika servis yang sama telah wujud, ia tidak akan dipaparkan lagi dalam senarai.
● Setiap servis yang ditambah dan disimpan akan dikemas kini secara automatik dalam medan Summary di borang Time Cards untuk memaparkan senarai servis berserta amaun.
● Kemaskini butang Save dalam borang Time Card Services supaya boleh digunakan oleh pengguna biasa dan juga dalam senario melibatkan Department HOD, tertakluk kepada peranan masing-masing.
● Tetapkan akses untuk menyunting atau tidak boleh menyunting borang Time Card Services bergantung kepada status Time Cards dan Timesheet.
MONTHLY TIMESHEET
A. Penambahbaikan penjanaan borang Monthly Timesheet secara automatik
● Kemaskini sistem supaya menjana borang Monthly Timesheet secara automatik setiap 25 haribulan mengikut Pelanggan, Jabatan dan Syarikat melalui data Timesheet dan Time Cards yang telah diluluskan.
● Tambah butang: “Submit”, “Cancel”, “Refresh” dan “Show Pending Timesheet”.
● Tambah medan: Pelanggan, Jabatan, Syarikat, Jumlah Keseluruhan,
Jumlah Dilaraskan dan Jumlah Keseluruhan Akhir.
● Tetapkan semua medan sebagai tidak boleh disunting kecuali Jumlah Dilaraskan yang boleh dikemaskini semasa status “Pending Approver 1” iaitu Department HOD sahaja.
● Memastikan medan Jumlah Keseluruhan Akhir dikira automatik.
● Butang “Submit” hanya untuk Department Admin dan Department HOD manakala butang “Approve” dan “Reject” hanya untuk Location Head.
● Jika Monthly Timesheet ditolak “Rejected” oleh Location Head, status akan kembali kepada status sebelumnya iaitu “Pending Approver 1”.
● Kemaskini butang “Show Pending Timesheet” hanya aktif dalam status “Draft”, “Pending Department Admin”, dan “Pending Approver 1” bagi memaparkan jadual Timesheet yang masih “Pending” atau “Rejected”.
● Kemaskini butang “Cancel” hanya untuk Department Admin untuk menukar status Monthly Timesheet kepada “Cancelled” dan kosongkan Time Cards yang ditag pada Monthly Time Card berkaitan.
● Kemaskini butang “Refresh” hanya untuk Department Admin dan Department HOD untuk mendapatkan data Time Cards terkini dan kemas kini pengiraan.
● Cipta butang “Top-Up Man Days” untuk Department HOD bagi memaparkan halaman baru untuk cipta Time Cards tambahan menggunakan Timesheet yang auto status “Approved”.
● Baiki seksyen komen supaya semua pengguna boleh beri komen kecuali Monthly Timesheet status “Draft”, serta benarkan fungsi rujuk (mention) untuk memanggil pengguna lain agar mereka boleh melihat data serta memberi komen dan dimasukkan ke dalam senarai “Watchlist” pengguna tersebut.
● Cipta jadual perhubungan tambahan iaitu Approval Matrix bagi memaparkan senarai pengguna mengikut jawatan serta tahap kelulusan yang terlibat dalam proses kelulusan Monthly Timesheet.
B. Penambahbaikan borang berkaitan Monthly Time Card
● Sistem auto jana Monthly Time Card berdasarkan Pelanggan, Jabatan dan Syarikat yang dijana oleh Monthly Timesheet melalui data Time Cards yang status “Approved” dan belum ditag.
● Cipta medan Jumlah Man Days, Jumlah Keseluruhan Man Day, Jumlah Keseluruhan Servis dan Jumlah Keseluruhan dan Ringkasan dan ditetapkan sebagai tidak boleh disunting oleh pengguna.
● Kemas kini borang dan senarai di Monthly Time Card.
● Laksanakan pengiraan automatik untuk semua Jumlah Man Days , Jumlah Keseluruhan Man Day, Jumlah Keseluruhan Servis dan Jumlah Keseluruhan berdasarkan data Time Cards setiap pengguna.
● Format amaun dipastikan dalam RM, contoh: RM 1,000.00.
● Medan Ringkasan dikira automatik ikut data Time Cards dan mematuhi format RM.
● Kemaskini seksyen Monthly Time Card Breakdown untuk memastikan hanya senarai Time Cards yang dicipta oleh pengguna berdasarkan Pelanggan, Jabatan dan Syarikat yang dijana dalam Monthly Timesheet.
MAN DAY RATE
A. Cipta borang berkaitan Man-day Rate
● Cipta borang baharu Man-day Rate dengan medan iaitu Jawatan, Kadar Cas, Susunan dan Syarikat.
● Menetapkan medan Jawatan, Susunan dan Syarikat sebagai medan wajib diisi semasa mencipta rekod Man-day Rate.
● Memastikan tiada duplikasi bagi Jawatan dan Susunan yang sama. Jika wujud, paparkan mesej ralat pada medan berkaitan.
● Menetapkan kawalan capaian (Access Control) bagi rekod Man-day Rate supaya hanya Department Admin dan Department HOD dibenarkan untuk “create”, “read”, “write” dan “delete” bergantung kepada syarikat yang ditetapkan dalam akses pengguna.
SERVICES MASTER
A. Cipta borang berkaitan Services Master
● Cipta borang baharu Services Master dengan medan iaitu Syarikat dan Servis serta “Checkbox” bagi adalah Aktif.
● Menetapkan medan Syarikat dan Servis sebagai medan wajib diisi semasa mencipta rekod Services Master.
● Memastikan tiada duplikasi bagi Servis dalam Syarikat yang sama. Jika wujud, paparkan mesej ralat pada medan berkaitan.
● Menetapkan kawalan capaian (Access Control) bagi rekod Services Master supaya hanya Department Admin dan Department HOD dibenarkan untuk “create”, “read”, “write” dan “delete” bergantung kepada syarikat yang ditetapkan dalam akses pengguna.
USER ACCESS
A. Cipta borang berkaitan User Access
● Cipta borang baharu User Access dengan medan iaitu Syarikat, Jabatan dan Pengguna serta “Checkbox” bagi adalah Department Admin dan adalah Department HOD.
● Menetapkan medan Syarikat dan Pengguna sebagai medan wajib diisi semasa mencipta rekod User Access.
● Pastikan medan Pengguna hanya akan memaparkan senarai pengguna berdasarkan syarikat yang telah dipilih.
● Memastikan sebarang kemas kini pada medan Syarikat, medan Pengguna akan dikosongkan secara automatik dan paparkan mesej maklumat pada medan tersebut.
● Menetapkan kawalan capaian (Access Control) bagi rekod User Access supaya hanya Admin dibenarkan untuk “create”, “read”, “write” dan “delete”.
TIMESHEET ASSIGNMENT MATRIX
A. Cipta borang berkaitan Timesheet Assigment Matrix
● Cipta borang baharu Timesheet Assigment Matrix dengan medan iaitu Pelanggan, Jabatan, Syarikat dan Susunan serta “Checkbox” bagi Aktif.
● Menetapkan medan Susunan sebagai medan wajib diisi semasa mencipta rekod User Access.
● Cipta jadual perhubungan tambahan iaitu Timesheet Workflow Matrix bagi menunjukkan proses kelulusan Monthly Timesheet mengikut Jawatan dan Jabatan. Setiap level mempunyai peranan yang ditetapkan bagi memastikan kelulusan Monthly Timesheet dilakukan secara berperingkat.
● Menetapkan kawalan capaian (Access Control) bagi rekod Timesheet Assigment Matrix supaya hanya Admin dibenarkan untuk “create, “read, “write” dan “delete”.
MOBILE Experience
1. Screens (Skrin)
● Timesheet Management System: Skrin pelancar untuk aplikasi pengurusan timesheet.
● Pending My Action: Skrin senarai yang memaparkan tindakan yang perlu diambil.
● My Involved Requests: Skrin senarai untuk memaparkan semua permintaan yang terlibat.
● Pending My Action Record Screen: Menyediakan skrin rekod untuk melihat maklumat tindakan yang belum selesai.
● Time Card List: Skrin senarai untuk memaparkan maklumat Time Cards yang digunakan.
● My Involved Request Record Screen: Menyediakan skrin rekod untuk melihat maklumat permintaan yang terlibat.
2. Cards & Icons (Kad & Ikon)
● List of Pending Action Card: Menyediakan kad untuk senarai tindakan yang belum selesai.
● Pending Action WTS: Kad untuk konfigurasi tindakan yang perlu diambil.
● Time Cards: Kad untuk memaparkan maklumat kad masa.
● List of My Involved Request Card: Menyediakan kad untuk senarai permintaan yang terlibat.
● My Involved Request: Kad untuk konfigurasi rekod permintaan yang terlibat.
● Time Cards card: Menyediakan kad untuk senarai Time Cards.
● Icon: Menyediakan ikon untuk tindakan yang perlu diambil dan permintaan yang terlibat.
3. Functions (Fungsi)
● Approve Function: Fungsi untuk meluluskan tindakan yang diminta.
● Reject Function: Fungsi untuk menolak tindakan yang diminta.
4. Data (Data)
● WTS Request Pending My Action: Data permintaan yang masih memerlukan tindakan.
● Time Cards Data Item: Data yang berkaitan dengan Time Cards.
● WTS My Involved Request Data Item: Data permintaan yang terlibat.